Utilizzo dello scheduler
Una volta effettuato l’accesso, l’utente Schedulatore ha a disposizione la seguente interfaccia:
Login effettuato: il calendario mensile e settimanale
Come si può notare, al centro della schermata appare il calendario mensile, con evidenziato il giorno corrente.
Cliccando su un giorno qualsiasi, si aprirà una nuova pagina contenente le riunioni programmate per quel giorno. Nel caso in cui non sia impostata alcuna conferenza, la visuale sarà la seguente:
Scheduler: non ci sono conferenze
L’utente con privilegio di schedulatore può cliccare sul pulsante “nuova” per inserire una riunione:
Scheduler: inserimento di una nuova riunione
A questo punto è necessario inserire il nome e il titolo della conferenza, l’ora di inizio e la durata della stessa, nonché selezionare il profilo (template) della riunione, decidendo ad esempio se è una riunione di tipo tecnico, commerciale, con poca banda disponibile, ecc.
Cliccando sul pulsante “avanti” appare quindi la schermata seguente:
Gestione degli utenti e dei gruppi che possono partecipare alla conferenza
Come si può vedere, la pagina è suddivisa in 4 campi che permettono di gestire la presenza degli invitati al meeting. E’ sufficiente selezionare dalla colonna di sinistra il nome degli utenti (o direttamente il gruppo a cui appartengono, oppure effettuare una ricerca ad hoc) e poi fare click sulla freccia per spostarli nella colonna di destra e permettere loro l’accesso.
Quando tutti i partecipanti sono stati inseriti, si procede cliccando su Avanti.
Invito di eventuali endpoint H.323 nella riunione programmata
Il sistema permette, a questo punto, di invitare eventuali endpoint H.323 alla riunione. Il meccanismo è uguale alla pagina precedente. Una volta terminato, premere sul pulsante “Fine”.
Il sistema invierà immediatamente una email a tutti gli utenti inseriti (nel caso in cui le email siano state correttamente impostate per ogni utente registrato sul server easymeeting™) per invitarli a partecipare al meeting, indicando il giorno, l’ora e il nome della conferenza easymeeting™ da utilizzare, ed eventualmente il nome della conferenza se è stato inserito.
La schermata visualizzata successivamente sarà la seguente:
Conferma prenotazione di riunione
Messaggio email di invito ad una conferenza
Torniamo ora nella sezione “Calendario”, e visualizziamo il giorno in cui abbiamo prenotato una riunione. La vista sarà la seguente:
Scheduler à Calendario à vista del giorno con riunioni programmate
Ovviamente, l’utente Scheduler può modificare o cancellare la riunione programmata in precedenza. Per farlo, è sufficiente visualizzare i dettagli della riunione, cliccando sul suo nome. Appare la seguente schermata:
Scheduler à Calendario à modifica/eliminazione della conferenza programmata
Se si decide di premere Elimina, il sistema richiederà un’ulteriore conferma:
Confermare l’eliminazione di una conferenza
A questo punto il sistema avvertirà i partecipanti via email dell’avvenuta cancellazione.