Il presente manuale si riferisce in particolare al modulo easymeeting™ dedicato alla gestione di meeting e convegni virtuali. Il modulo permette la gestione di meeting, gruppi di lavoro e convegni interattivi a distanza attraverso computer multimediali di ultima generazione. Il numero di partecipanti massimi per ogni sessione va da 2 a 1000 partecipanti per ogni conferenza virtuale creata. Sono configurabili un numero illimitato di conferenze contemporanee, il numero effettivo è definito dalla propria licenza d’uso. Il numero di relatori può essere deciso a priori e configurato da un minimo di 1 ad un massimo di 20 contemporanei. A seconda del numero di relatori pre-configurati per la sessione in corso, sull’interfaccia dell’applicativo apparirà un eguale numero di finestre in alta qualità attraverso le quali ciascun oratore potrà liberamente parlare con gli altri intervenuti. La conversazione sarà dunque in “Full-Duplex” (cioè in dialogo simultaneo) tra gli oratori mentre ogni intervenuto in sala sarà in grado di ascoltare il dibattito, di vedere gli oratori e di ricevere e visualizzare l’intera parte documentale scambiata. Ogni utente presente nella sala easymeeting™ potrà a sua volta richiedere di intervenire in qualità di oratore. easymeeting™ permette di supportare le riunioni con qualsiasi tipo di documento (presentazioni PowerPoint, immagini, filmati, grafici, fogli excel…) condividendo i propri dati con colleghi e collaboratori in modalità completamente interattiva.
Si può immaginare easymeeting™ come un nuovo edificio virtuale, strutturato in diverse conferenze, ciascuna con le proprie caratteristiche. Unico vincolo per usufruirne è la contemporaneità di utilizzo: ipotizzando una licenza di 20 utenti, accade che in un’azienda di 60 dipendenti nell’ora X al massimo 20 di questi possano essere impegnati in “conferenza”, ovvero una singola riunione di marketing che si svolge in un’unica sala virtuale, piuttosto che 4 conferenze a tema differente in sale distinte (sala A con 5 persone, sala B con 7 persone, sala C con 3 persone, sala D con 4 persone). Poiché tutti e 60 i dipendenti hanno la possibilità di utilizzare easymeeting™, allo scadere dell’ora X ci può essere un completo avvicendamento e proseguire nella sala A con una conferenza tecnica tra 6 persone, nella sala B con una conferenza formativa per 11 dipendenti, mentre la sala C verrà occupata dall’amministratore delegato e dai suoi due più stretti collaboratori e così via.
Per gestire il sistema delle riunioni contemporanee, easymeeting™ utilizza easymeeting™ scheduler, ovvero un sistema web che gestisce la prenotazione delle diverse conferenze nel tempo. Vedremo le funzionalità dello scheduler nel paragrafo ad esso dedicato, al momento ci preme sottolineare che il sistema utilizza un sistema di invio automatico di email a tutti i partecipanti, segnalando le modifiche o i cambiamenti di ciascuna riunione.
Il server di easymeeting™ è un sistema software che amministra le risorse, gestisce gli accessi e configura l’utilizzo dei template (o modelli) di riunione, secondo le varie tipologie di utenza e le limitazioni di licenza.